Похоже, копать по паспортистам следует в сторону именно милиции – РКМ, а не в сторону НКВД. Паспортисты были именно при отделах милиции…
Общая проблема учета такова: есть ЗАГС, есть НКВД и есть РКМ. Вопрос связи и соотношения баз данных паспортов и общего учета – прояснить.